中山大学合同管理办法
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1.中山大学中大财务号合同管理办法第一章总则第一条为加强学校合同管理，维护我校合法权益，保障学校利益和规避合同风险，进一步规范和完善对外合同的签订，加强合同管理，保证合同履行质量，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》等国家有关法律、法规和政策，结合我校实际情况和试行《中大财务号中山大学合同管理暂行办法》，制定本管理办法。第二条本管理办法的适用范围：学校直属机关、职能部门、学院（实际系统）、直属单位、附属单位（不包括附属医院）以中山大学、职能部门或单位名义订立的书面合同。第三条 学校合同管理实行统一领导、授权管理的办法。第四条 学校合同
2.管理的内容包括：合同签订、合同履行、合同监督和合同档案管理等。第二章合同管理授权第五条期限短期（2年以内）、金额较小（10万元以下）以及各单位日常发生的费用支出的经济合同，由单位管理。费用支出是指不构成或者增加固定资产价值的一次性消耗。第六条除本办法第五条规定以外的其他合同，学校按照业务职责授权以下单位管理：1.人事处负责全校人事合同、劳动合同的管理；2.成人教育管理处负责全校成人学历教育、继续教育和各类专业培训合同的管理；3.高等继续教育学院、网络教育学院负责自学考试、网络教育等合同的管理； 4.医学继续教育中心负责医学继续教育和住院医师培训合同的管理；5.
3.研究生院负责研究生班、研究生招生、中外合作办学、研究生学费补贴等合同管理；6.医学科学部负责医学领域纵向和横向科研、合作、技术开发、技术咨询、技术服务、技术转让合同管理；7.科技处负责自然科学领域纵向和横向科研、合作、技术开发、技术咨询、技术服务、技术转让合同管理；8.社会科学部负责人文社会科学领域纵向和横向科研、合作、技术开发、技术咨询、技术服务、技术转让合同管理；9.设备与实验室管理处负责物资采购、物资捐赠合同管理；10.房地产管理处负责房屋及建筑维修工程、房屋租赁、土地合作建设合同管理； 11.总务处 负责给水、排水、电力、燃气、道路、园林、卫生、房屋等工作。
4.建筑物以外维修工程合同的管理； 12.基建处负责建设工程设计、工程招标代理、工程咨询、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购等合同的管理； 13.图书馆负责图书采购、图书捐赠等合同的管理； 14.财务和国有资产管理处负责以独立法人形式办学的融资合同、保险合同、外商投资合同、对外合作办学和医疗项目（附属中学、附属小学除外）以及其他单位未纳入授权范围的合同的管理。 第三章 合同的签订 第七条 各单位对外签订合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》、国家其他有关法律法规和学校的有关规定，确保学校的合法权益。第八条 凡属于学校招标投标管理规定，需要进行招标或者网上投标的项目，须经招标通过后按照规定进行。
5.采购通过招标或网络竞标方式签订合同后。第九条各单位对外签订合同应当采用书面形式，除简单小额、即期交付的交易外，有合同示范文本（包括国家规定的标准合同文本或者学校统一制定的示范文本）的，应当使用示范文本。第十条各单位应当对所签订合同的真实性、合法性、合理性负责，在合同签订和履行过程中承担以下责任：1.负责组织由相关专业知识、法律知识的人员组成的项目组，对项目可行性进行论证，对合同内容进行审查。合同金额10万元以上（含10万元）或合同执行期限2年以上（含2年）的合同，需要聘请合同管理专业人员或专家对合同进行论证、审查； 2.负责审查合同对方当事人的主体资格、资信状况和履约能力。具体包括：（1.
6.）营业执照。重点审查合同对方拟承担的义务是否在其营业执照核准的经营范围、营业执照载明的经营期限及其年检情况等；（二）合同对方是否具备履行合同义务所必需的资质等；（三）合同对方法定代表人的身份或者法定代表人的授权委托书；（四）根据需要，可以要求合同对方提供有关业务的主要财务报表和业绩证明材料；（五）必要时，可以要求合同对方按照《中华人民共和国担保法》规定的担保方式提供履约担保。3.负责起草或审查合同草案，组织有关人员与合同对方进行合同谈判；4.负责审查合同基本条款的完整性。一般包括合同对方当事人的姓名或者名称、注册地址或者住址、合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、合同期限、履行地点和方式、合同的变更等内容。
7.合同解除、违约及违约责任、纠纷解决方式等； 5.负责办理法律、行政法规规定必须由合同履行的审批、登记或备案手续； 6.负责签订补充合同； 7.负责处理合同纠纷。 第十一条 已签订的合同在执行过程中，如遇合同无法控制的事项，由原签订单位按照签订主合同的审批程序签订补充合同。 第四章 合同印章管理 第十二条 学校根据合同业务类型，授权校长办公室配备“中山大学合同印章”，授权成人教育管理处、研究生院、医学科学处、科技处、社科处、设备与实验室管理处、房产管理处配备“中山大学合同印章”，授权书由校长办公室备案。第十三条 各单位签订的第五条所称“费用支出”合同应当加盖单位公章。
8.第十四条：授权管理范围内各单位签订的合同，须经项目资金负责人确认（非专项资金免除）。单位负责人签字后，分别处理以下两种情况：已授权使用“中山大学合同印章”的单位，应加盖“中山大学合同印章”。未授权使用“中山大学合同印章”的单位，应经主管校长批准，在校长办公室加盖“中山大学合同印章”。加盖合同各方印章的合同原件，应在校长办公室留存。第十五条：合同内容涉及不同管理单位的，须由相关单位负责人共同签字，再由主签字单位办理盖章手续。加盖各方印章的合同原件，由主签字单位留存，相关单位应做好备份。第十六条 本单位承包业务属于学校授权其他单位统一管理的，应当在履行本单位审批手续后，报授权管理单位批准、盖章。
9.第七条 单位订立、变更、解除或者签订补充合同时，必须按规定使用印章，并保证变更、解除或者补充的合同与主合同使用的印章一致。第十八条 各单位应当指定专人负责合同印章的保管和规范使用。保管和使用过程中应当遵循以下原则：1.严格加强合同印章的管理，严禁以其他印章代替合同印章。2.合同印章必须严格在授权范围内使用，严禁超越授权范围或者提供给其他单位或者个人使用。3.拟签订的合同必须符合规定的审批程序后才能在合同上加盖印章，并办理登记手续，将审批、会签等材料留存备查。 4.合同印章在保管过程中如不慎丢失，责任单位在确认丢失后24小时内须以书面形式向委托方办公室报告，并负责办理印章挂失手续。第五章合同的实施与监督第十九条对外签订合同后，由合同签订单位负责
10.跟踪已签订合同的履行情况，监督合同对方履行合同义务，确保合同全面实施。对于经其他授权单位批准的合同，批准单位应当监督合同管理。 第二十条 合同签订单位有责任及时处理合同履行过程中出现的问题。合同对方违约，给学校造成损失时，应当及时向学校财务和国有资产管理处书面报告，并采取必要措施，尽量减少可能的损失。 第二十一条 学校成立由纪委、监察室、审计室、财务和国有资产管理处组成的合同监督检查工作组，定期对学校职能部门和单位签订的合同及合同管理工作进行监督检查。 第六章 合同档案及档案管理 第二十二条 合同档案应当按照学校相应类别的档案管理实施细则，由各单位指定人员进行分类整理。
11.档案归档。第二十三条 合同档案整理归档后，所有保存期限在15年以上（含15年）、合同金额在100万元以上（含100万元）的合同档案在合同终止后应当转交学校档案馆保存。保存期限在15年以下（不含15年）、合同金额在100万元以下（不含100万元）的合同档案由合同的主要签订部门或单位保管。第二十四条 各职能部门或单位合同档案的保存期限：1.执行期限在10年以上（含10年）的合同，合同档案保存期限为合同终止后10年；2.执行期限在10年以下、5年以上（含5年）的合同，合同档案保存期限为合同终止后5年； 3.履行期限5年以下、1年以上（含1年）的合同，合同档案保存期限为合同终止后3年；4.
12.合同期限在1年以下的，合同档案应当在合同终止后保存2年； 5.合同对档案管理有专门规定的，从其规定。 第二十五条 合同档案保存期满后，档案保管员应当编制需销毁的合同档案目录，并作出书面鉴定报告，经部门或者单位负责人批准后方可销毁，鉴定报告交承办部门审核后留存。 第七章 问责 第二十六条 单位和个人在签订或者履行合同过程中，有下列情形之一的，学校应当根据情节轻重，对相关责任人给予行政处分；给学校造成经济损失的，学校应当追究相关责任人的经济责任。 1.未按规定签订书面合同的； 2.未经授权或者超越授权范围签订合同的； 3.将合同印章提供给其他单位或者个人使用的； 4.未按照本办法规定履行批准、会签、登记或者备案手续的；5.擅自销毁、变更合同的。
13.第二十七条 任何单位和个人在签订或者履行合同过程中，有玩忽职守、徇私舞弊、索贿受贿等行为的，学校应当视情节追究相关人员的责任。构成犯罪的，移送司法机关处理。第八章 附则第二十八条 各单位可以根据本办法，结合本单位业务具体特点，制定适合本单位业务的合同管理实施细则，报财政和国有资产管理处备案。第二十九条 各校区合同由相应单位延伸管理。第三十条 附属中学、附属小学合同由附属学校审核，在办好学校审批手续后加盖单位合同印章。第三十一条 本办法解释权属于财政和国有资产管理处。第三十二条 本办法未作具体规定的，按照国家或者学校的有关规定执行。 第三十三条 本办法自发布之日起施行，原《中山大学合同管理暂行办法》同时废止。